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CRM-Software hilft Vertriebsteams schon seit den 80er Jahren dabei, ihre Kontakte und Kommunikation zu verwalten. Die meisten Vertriebsmitarbeiter nutzen jedoch nur einen Bruchteil der Funktionen ihrer CRM-Tools und viele finden es sogar furchtbar, sie zu nutzen.

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Image Source: www.haz.de

Auch die Preise, die häufig über 50 Euro pro Nutzer und Monat liegen, sind insbesondere für Startups und Kleinunternehmen, die sich noch nicht von den Vorteilen der Software überzeugen konnten, häufig ein Media (jetzt nur noch Salesforce) brachte in den frühen 2000er Jahren eine zentrale Entwicklung zum Laufen. Anbieter wie Siebel und Act wurden vom Thron gestoßen und von zahlreichen CRM-Alternativen ersetzt, die sich auf zwei Punkte konzentrierten: Benutzerfreundlichkeit und niedrige Preise.

Die neun nachfolgend genannten Softwareprodukte haben zwei Dinge gemeinsam:

Nachdem ich ausgiebig unsere Datenbank von mehr als 500 CRM-Softwareprodukten durchforstet und zahllose Rezensionen gelesen hatte, habe ich diese Liste von CRMs ausgewählt, die den Anforderungen kleiner und mittelgroßer Unternehmen (KMUs) entsprechen. Die Liste ist in alphabetischer Reihenfolge. Alle Tools erfüllen die beiden oben genannten Kriterien und sind zudem webbasiert.

Capsule wurde 2009 von Zestia im Vereinigten Königreich entwickelt und ist eine tolle Option für kleine Unternehmen. Der größte Vorteil sind vermutlich die Integrationsmöglichkeiten mit über 30 anderen Softwareprogrammen wie Xero, FreshBooks, MailChimp, Zendesk und mehr. Capsule bietet alle Funktionen eines Standard-CRMs, aber nichts Ausgefallenes. Am besten ist das Tool vermutlich für Unternehmen geeignet, denen CRM noch neu ist, aber für diese Unternehmen ist es genau das Richtige. Vielleicht ähnelt Capsule dem Kauf eines Honda-Basismodells als erstes Auto. Die Verbrauchswerte sind in Ordnung, Reparaturen sind günstig und man kommt damit wunderbar durchs Studium und den ersten Job. Irgendwann könnten sich jedoch die Anforderungen ändern und man will vielleicht doch einen Minivan oder einen Sportwagen. Update: Capsule kündigte kürzlich API v2 für unkompliziertere und tiefgreifendere Integrationen an.

Highrise wurde 2007 von 37signals, die für die Einfachheit in ihrem Softwaredesign bekannt sind, auf den Markt gebracht und später ausgegliedert. 37signals sind auch die Entwickler der bekannten Projektmanagement-Software Basecamp – falls du ein großer Basecamp-Fan bist, solltest du Highrise also definitiv für das Kontaktmanagement in Betracht ziehen. 

Das größte Plus von Highrise ist seine Benutzerfreundlichkeit für kleine Unternehmen, die gerade erst mit CRM loslegen. Die Preisgestaltung für Kleinunternehmen ist sehr flexibel und das Tool ist schlank genug gehalten, dass CRM-Anfänger nicht von überflüssigen Funktionen verwirrt werden. Das Tool bietet Integrationen für Zendesk, Freshdesk, MailChimp, FreshBooks, Hubspot, Constant Contact und mehr.

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Image Source: akiraschuettler.de

Insightly wurde 2009 veröffentlicht und ist ideal für Kleinunternehmen. Zu den Funktionen, die Insightly von der Konkurrenz abheben, gehört das integrierte Projektmanagement: Du kannst also neben deinen Kunden auch deine Projekte überblicken und verwalten. Außerdem ist die Integration von MailChimp möglich.

Bei alledem sollte im Blick behalten werden, dass Insightly sich wirklich an Kleinunternehmen richtet, was sich im schlanken Design und den Preisoptionen widerspiegelt.

InStream wurde 2015 in Polen gegründet und fand schnell seinen Platz im KMU-CRM-Markt. Mit einem Preis ab 6 Dollar/Monat für Einzelnutzer ist InStream Nummer 4 auf Capterras Liste der 20 kostengünstigsten CRM-Softwaretools. Es gibt sogar eine Gratisversion für einen Nutzer und 100 Kontakte. InStream synchronisiert die Kontakte automatisch mit Konten in sozialen Medien. Nutzer loben InStream für seine elegante Benutzeroberfläche, die robusten Funktionen und den aufmerksamen Kundenservice.

Less Annoying CRM wurde 2009 mit dem Ziel gegründet, kleinen Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen. Dazu wurde auf Funktionen, die Kleinunternehmen nicht benötigen, und auf unnötige Modewörter verzichtet und alles möglichst einfach gehalten. Dieser Ansatz zeigt sich in der ganzen Software. So findest du beispielsweise alle Informationen zu einem Lead – von der Telefonnummer bis hin zu Notizen zum Kontakt – auf einer übersichtlichen Seite. Alle Ereignisse und Aufgaben werden automatisch in einem Kalender angezeigt und Vertriebsmanager können alle Aufgaben und Ereignisse ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Ansicht überblicken. Außerdem gibt es eine Spezialansicht, in der Vertriebsmitarbeiter eine priorisierte Lead-Liste mit den wichtigsten Informationen zu jedem Lead in Kurzform einsehen können.

Nimble wurde 2009 als soziales CRM entwickelt: Es kann nicht nur mit deiner E-Mail-Adresse, sondern auch mit deinen Konten in sozialen Medien verknüpft werden und berücksichtigt somit die wachsende Rolle, die LinkedIn, Twitter und Facebook für die Interaktion mit potentiellen Kunden spielen. Das Besondere an Nimble ist jedoch seine Posteingang-Funktion. Nimble erstellt im CRM einen Posteingang für Nachrichten, der nicht nur deine E-Mails an Kunden, sondern auch sämtliche Interaktionen auf Twitter, LinkedIn und Facebook erfasst. Du kannst außerdem direkt aus dem CRM Nachrichten senden und einen Aktivitäten-Feed einrichten, der dir alles anzeigt, was dein Kunde oder potentieller Kunde kürzlich in den sozialen Netzwerken gepostet hat. Mit dieser eindrucksvollen Integration wird Nimble zur zentralen Anlaufstelle für den Vertrieb, was selbst für ein CRM ziemlich ungewöhnlich ist. Zu den Integrationen gehören Freshdesk, HubSpot, MailChimp, Hootsuite, Constant Contact, AWeber, FreshBooks und viele mehr.

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Image Source: resepseharihari.com

Nutshell ist eine intuitiv nutzbare und elegante CRM-Lösung, die 2010 auf den Markt gebracht wurde. Besonders interessant ist die enorme Anpassbarkeit der Software. Sie kann auf einen einzigen Kontaktmanager reduziert, aber ebenso gut von einem Großunternehmen als fortschrittliches CRM mit zahlreichen Funktionen genutzt werden. Zu diesen gehören:

Das 2010 in Irland veröffentlichte OnePageCRM konzentriert sich darauf, kleinen Vertriebsteams ein „erstklassiges Benutzererlebnis“ zu liefern. Dieser Fokus zeigt sich im ganzen Design des CRM: Seine herausragenden Funktionen sind eindeutig dafür gedacht, Vertriebsmitarbeiter gegenüber Vertriebsleitern zu unterstützen.
Zu den besten Funktionen gehören:

Bei jährlicher Zahlung sinkt der Preis auf coole 11 Dollar pro Nutzer und Monat und ist somit eines der besten Angebote, die wir bisher gesehen haben.

Pipedrive wurde 2010 veröffentlicht, um die Wünsche kleiner Vertriebsteams besser zu erfüllen, und ist den eigenen Angaben zufolge so benutzerfreundlich, dass Vertriebsmitarbeiter es lieben. Das Tool hat einige tolle Funktionen: Es ist mehrsprachig, funktioniert mit allen wichtigen Währungen und bietet eine nahtlose Integration mit G Suite (Google Maps, Google Docs, Gmail usw.).

Das Beste sind jedoch die Pipeline-Funktionen. Pipedrive bietet eine elegante Zeitleisten-Ansicht, die Vertriebsmitarbeitern einen Ausblick auf alle zukünftigen Ereignisse und voraussichtlichen Verkaufstermine bietet. Vertriebsleiter können auf Master-Zeitleisten zugreifen, die die Zeitleisten aller Mitarbeiter in einer zentralen Ansicht zusammenfassen, um Teams unkompliziert zu verwalten und Verkaufsprognosen zu erstellen.

Ein Rezensent merkt an, dass Pipedrive sehr auf das Abschließen von Geschäften fokussiert ist und wenige Funktionen für die Fortsetzung einer Beziehung nach dem ersten Geschäftsabschluss bietet. Somit ist Pipedrive möglicherweise am besten für Unternehmen geeignet, die sich auf ihre Vertriebsaktivitäten konzentrieren und nur wenig Kundenbetreuung nach dem Verkauf betreiben, wie beispielsweise Immobiliengesellschaften.

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Image Source: paulwesleyfans.com

Copper, früher ProsperWorks, ist das einzige CRM auf dieser Liste, dass es in Capterras Top 10 der kostengünstigsten (Nr. 5) und der benutzerfreundlichsten (Nr. 10) Tools geschafft hat. Das 2011 gegründete und in San Francisco ansässige Unternehmen gibt an, die tiefgehende Integration mit G Suite mache Copper zum „einzigen für Google empfohlenen CRM“. Zum Team von Copper gehören leitende Mitarbeiter von Facebook Mobile und Salesforce..

Really Simple Systems wurde 2006 gegründet und ist so beliebt, weil es – wie der Name schon sagt – ein wirklich einfaches System ist. Die Software ist ideal für KMUs und hat auch ein paar größere Kunden mit über 600 Mitarbeitern.

Zu den größten Vorteilen gehören die flexiblen Preisoptionen. Es gibt eine Gratisversion, die du entsprechend erweitern kannst, wenn dein Unternehmen wächst, indem du für eine monatliche Gebühr Funktionen hinzufügst, sobald du sie brauchst.

Gleichzeitig bietet Really Simple Systems ähnlich wie PipelineDeals ein vollständiges integriertes E-Mail-Marketing-System, das möglicherweise schon alle Funktionen abdeckt, die dein Marketing-Team braucht.

Bei all diesen Stufen kannst du unterschiedliche, standardmäßig nicht enthaltene Funktionen für einen monatlichen Preis hinzufügen.

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SutiCRM ist Teil der SutiSoft-Softwarefamilie – zusammen mit weiteren hoch geschätzten Buchhaltungs- und HR-Tools – und verdient sich seinen Platz auf dieser Liste durch seinen günstigen Preis von 5,95 Dollar pro Nutzer und Monat und seinen Fokus auf die Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen wurde 2006 in Los Altos in Kalifornien gegründet. Suti umfasst soziale CRM-Funktionen und es sind Add-ons für Help Desk, Ausgabenverwaltung und Ressourcenverwaltung verfügbar. Zu den neueren Funktionen gehören ein Kampagnen-ROI, anpassbare Dashboards und die Fall-Eskalation.

Teamgate stammt aus Litauen, das Unternehmen expandierte anschließend nach London. Die Software gibt es erst seit fünf Jahren, doch in dieser Zeit hat sie ihre Nutzer ganz schön beeindruckt. In über 100 Rezensionen auf Capterra wurde Teamgate insgesamt mit 5 von 5 Sternen bewertet, sowohl für seine Benutzerfreundlichkeit als auch für den Kundenservice.

Teamgate kann unter anderem in G Suite, MailChimp, LinkedIn, WordPress und Slack integriert werden. Es erlangte den besten Platz auf Capterras Liste der 20 benutzerfreundlichsten CRM-Softwaretools. Bonus: Besuch die „About us“-Seite von Teamgate und fahr mit der Maus über die Fotos der Mitarbeiter, du wirst dich amüsieren!

Ich will nicht unerwähnt lassen, dass ich auch andere preiswerte CRMs gefunden habe, die den Fokus auf Einfachheit legen, doch es handelte sich um Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern. Auch wenn jedes Softwareunternehmen so klein beginnt und ich jedes davon anfeuern und ermutigen möchte, wollte ich gerne, dass sie an Popularität gewinnen, bevor ich sie vorbehaltlos für deine engere Auswahl empfehle. Dazu gehören Batchbook, Tactile CRM, Clevertim, AlbertCRM, TeamWave, SuiteDash, SalesMate und Simple CRM System.

Unseren eigenen Studien zufolge bleibt Salesforce der CRM-Marktführer, doch sein Einstiegspreis für Teams von mehr als fünf Personen liegt bei 75 USD pro Nutzer und Monat. Dabei sind Funktionen enthalten, die viele kleinere Teams am Anfang nicht benötigen.

Dennoch denke ich, dass Salesforce es verdient, in deine nähere Auswahl zu kommen, und je nach Komplexität der Anforderungen ist es für viele Unternehmen die beste Lösung. Wenn dir CRM jedoch noch neu ist oder du in der Vergangenheit schon Probleme mit einer mangelnden Nutzerakzeptanz hattest, sind diese neun Lösungen definitiv einen Blick wert!

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Über den Autor: Thibaut de Lataillade verfügt über 25 Jahre Erfahrung im General Management, Sales und Marketing in Bereichen wie Consulting, Life Sciences und Technologie. Er ist Head of International bei Capterra.

Über Capterra: Capterra ist die führende Online-Ressource für Business Software Käufer. 1999 gegründet, bietet Capterra verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in über 500 Softwarekategorien. Von Abrechnungssoftware bis Zeiterfassung – Capterra deckt alles ab. Jeden Monat hilft Capterra mehr als drei Millionen Käufern, die passende Software zu finden. Capterra ist eine Gartner-Firma.

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