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Wer eine dezidierte Meinung zum Thema Bürokommunikation hören wollte, der musste lange Zeit bloß den Modeschöpfer Karl Lagerfeld anrufen. Beziehungsweise besser nicht. „Ich hasse Telefone!“, beschied er einem Interviewer. „Menschen, mit denen ich wirklich freundlich umgehe, haben Fax. Anna Wintour hat eins. Wir sprechen via Fax!“

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Fernsehdokumentationen zeigten einen glücklichen Lagerfeld, der emsig sein Faxgerät fütterte und E-Mails geradezu angewidert verschmähte. Bis der Modeschöpfer im vergangenen Jahr plötzlich resigniert feststellte: „Früher habe ich viel gefaxt, aber heute haben die Menschen kein Fax mehr.“ Es klang wie das Ende einer großen Liebe.

Vielleicht hat Lagerfeld einfach zu schnell aufgegeben. 42 Prozent der Befragten, ergibt eine neue Studie des Herstellers Canon unter Beschäftigten verschiedener Berufsgruppen, haben noch immer ein Faxgerät im täglichen Gebrauch.

Drucker und Kopierer sind für noch mehr Menschen aus dem Arbeitsalltag nicht wegzudenken. Ein Dienst-Tablet bekommen hingegen nur neun Prozent vom Arbeitgeber gestellt. Die Büros des 21. Jahrhunderts scheinen noch immer vollgestopft mit Technik, die es nach den Prophezeiungen vieler Experten dort längst nicht mehr geben sollte.

Jahr für Jahr werden zwar weniger reine Faxgeräte verkauft. Doch dafür ordern Firmen und Privatkunden vermehrt Multifunktionsgeräte, die faxen, kopieren, drucken und überhaupt fast alles können – bis auf Kaffee kochen. Denn, so ein weiteres Ergebnis der Studie, auch der Papierverbrauch scheint so schnell nicht zu sinken. 71 Prozent der Befragten gaben an, dass sie heute genauso viel oder mehr ausdrucken als noch vor drei Jahren.

Gefaxt wird zwar weniger als früher. „Doch das Fax wird auf absehbare Zeit nicht aussterben“, glaubt Susanne Braun, Direktorin für den Bereich Printing Systems bei HP Deutschland. Viele große Unternehmen hätten ihre Warenwirtschaft zwar auf elektronische Systeme umgestellt. In Ausschreibungen für Multifunktionsdrucker werde die Faxfunktion jedoch noch immer häufig gewünscht, beobachtet Braun. „Gerade in kleinen Unternehmen basieren die etablierten Prozesse heute häufig noch auf der Fax-Technologie.“

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Etwa jeder zweite Beschäftigte in Deutschland hat einen Bürojob. Das bedeutet: 17 bis 18 Millionen Schreibtischtäter. Wie deren Arbeit aussieht, weiß man nirgendwo besser als im sogenannten Streckenhandel. Das Familienunternehmen Büro-Bedarf-Balke aus Oststeinbek beliefert etwa 1200 Unternehmen in Norddeutschland mit allem, was der Büroalltag erfordert.

„Wir haben immer darauf gewartet, dass das papierlose Büro eintritt, doch es kam nie“, sagt die geschäftsführende Inhaberin Kirsten Haller. Erst in jüngerer Zeit stellt sie fest, dass die Umsätze mit Hängeregistraturen und Ordnern zurückgehen. Andere analoge Produkte legen hingegen überraschenderweise zu: „Es werden zum Beispiel sehr viel mehr Kalender nachgefragt“, berichtet Haller.

Obwohl sie vom Verkauf von Schreibwaren lebt, hat die Unternehmerin ihre eigene Firma schon vor Jahren konsequent auf digitales Order- und Rechnungswesen umgestellt. Kunden können bequem von jeder einzelnen Kostenstelle aus per Mausklick Nachschub ordern, wenn die Textmarker zur Neige gehen. Dennoch würden diese Erleichterungen nicht von allen Kunden genutzt, wundert sich Haller selbst: „Es gibt sogar große Unternehmen, die noch immer für jeden Bleistift ein Bestellfax schicken.“

Ein banaler Grund für die Treue zu veralteten Technologien kann in kleinen Betrieben sein, dass ihnen schlichtweg die Zeit fehlt, sich mit der Umstellung von Prozessen zu befassen. Doch hinter Technikverweigerung stecken häufig auch psychologische Ursachen, so die Erkenntnis von Annette Hoppe, Leiterin der Kooperativen Forschungsstelle Technikstress an der Brandenburgischen Technischen Universität in Cottbus.

„Der Mensch hält sich an Abläufe, die in der Vergangenheit gut für ihn waren und Erfolg erbrachten“, erklärt sie. Dass in Büros auch heute noch E-Mails und andere Dokumente ausgedruckt werden, führt sie auf Verlustängste und Verantwortungsdruck der Beschäftigten zurück. „Je mehr Technik im Einsatz ist, desto höher wird das Sicherheitsbedürfnis: Finde ich die Mail auch wieder? Komme ich immer dran? Was, wenn ich im Urlaub bin?“

Rolodex Rollkartei Classic, schwarz | Falambi | visitenkarten rollkartei

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Im Umgang mit Computern fühlten sich viele eher als Bediener der Technik denn als handelndes Subjekt. Wenn sie dagegen Papier in Händen halten, wähnen sie sich wieder Herr der Lage.

„Das papierlose Büro …“, sagt Uwe Krüger vom IFH Köln, und es klingt, als ob er mühsam ein Lachen unterdrücken muss, „das wurde schon Mitte der 80er-Jahre vorhergesagt – doch auf absehbare Zeit wird es das wohl nicht geben.“ Als der Computer in den Büroalltag Einzug hielt, hatten viele Hersteller und Handelsunternehmen den Untergang ihrer Branche vorausgesagt.

Niemand würde mehr Briefe oder Dokumente per Hand verfassen oder archivieren. Papier, Locher, Hefter, Ordner, Stifte – das ganze Büroartikelsortiment schien perspektivisch obsolet, der jüngste Tag für die Bürowirtschaft nah.

Nun hat die digitale Revolution am Arbeitsplatz stattgefunden. Es wird gemailt und geskypt, elektronisch geordert und archiviert. Doch die alte Schreibwarenwelt ist immer noch da. 1995 wurden mit Papier, Büro- und Schreibmaterial in Deutschland 10,2 Milliarden Euro netto umgesetzt. Im vergangenen Jahr lag der Umsatz laut IFH-Brancheninformationssystem bei 11,1 Milliarden Euro.

Der Papierverbrauch ist mit dem Siegeszug des Computers zunächst steil in die Höhe geschnellt und beginnt erst jetzt langsam zu sinken. „Das Papier wird durch die elektronischen Alternativen offenbar nicht abgelöst“, stellt Krüger fest. „Es wird langfristig ein Nebeneinander geben.“

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Vor 100 Jahren formulierte der Nürnberger Altphilologe Wolfgang Riepl am Beispiel der Römer den Grundsatz des Nachrichtenwesens, „dass die einfachsten Mittel, Formen und Methoden … auch von den vollkommensten und höchst entwickelten niemals wieder gänzlich und dauernd verdrängt und außer Gebrauch gesetzt werden können, sondern sich neben diesen erhalten“.

Aber gilt das sogenannte Rieplsche Gesetz auch in Zeiten, in denen jedes handelsübliche Smartphone eine kommunikative Rundumausstattung bereitstellt?

Beispiel Rolodex. Ein prall gefülltes Tischkarussell voller Visitenkarten galt jahrzehntelang als Statussymbol von Netzwerkern. Doch heute hat kann jeder seine Adressdatenbank im Handy mit sich herumtragen – wer benutzt da noch eine Rollkartei?

Offenbar nicht wenige. „Auch wenn die jungen Digital Natives vielleicht gar nicht wissen, was eine Rollkartei ist – wir verkaufen die noch“, sagt Horst Bubenzer vom Hersteller Durable. Während die Umsätze mit Produkten wie Mappen, Heftern und Ordnern rückläufig seien, halte sich die Rollkartei wacker: „Sie stirbt erst aus, wenn die Visitenkarte ausstirbt – und das sehe ich noch nicht.“

Aber einen Taschenrechner, den braucht wirklich niemand mehr, oder? „Der Tod des Taschenrechners wird vorhergesagt, seit die erste Windows-Version mit integriertem ‚Taschenrechner‘ erschien“, sagt Günter Grefen, Manager bei Casio. Tatsächlich aber seien die Umsätze seit Jahren „auf hohem Niveau konstant“.

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Auch die guten alten, an Miniatur-Registrierkassen erinnernden Tischrechner mit Additionsstreifen wurden nicht von Excel und SAP von den Schreibtischen der Buchhaltungen gefegt. Sie würden nach Ablauf der Nutzungsdauer in der Regel „1:1 ersetzt“, so Grefen.

Die Digitalisierung verändert das Arbeitsleben offenbar langsamer, als von vielen erhofft oder befürchtet. Erst allmählich wird sie in den Statistiken sichtbar. Der Markt für Ablagesysteme wie zum Beispiel Hängeregistraturen schrumpfe seit einigen Jahren um jährlich drei bis vier Prozent, berichtet Thomas Bona, Geschäftsführer des Industrieverbands Papier, Bürobedarf, Schreibwaren.

Die Umstellung auf elektronische Archivierung führe aber zugleich dazu, dass die Nachfrage nach Aktenvernichtern gestiegen sei, weil Unternehmen und Behörden große Aktenbestände vernichten. „Schreddern erfreut sich größter Beliebtheit“, so Bona.

Ein vergleichbares Strohfeuer wärmt auch den führenden Hersteller für Diktiergeräte. Da viele Menschen ihr Smartphone heute auch als Diktiergerät verwenden, ist der Markt für Einsteigergeräte stark unter Druck. Derzeit profitiere man davon, dass sich kleinere Konkurrenten vom Markt zurückzögen, sagt Torsten Lenk, Abteilungsleiter Business Unit Audio bei Olympus.

„Grundsätzlich rechnen wir aber mit einem langsamen Rückgang der Nachfrage.“ Besser seien die Aussichten für Diktiersysteme mit Spracherkennung, die etwa in Krankenhäusern, Behörden und Anwaltskanzleien eingesetzt würden. Diktiergeräte mit der – von Olympus erfundenen Mikrokassette würden hingegen praktisch nicht mehr verkauft.

Rotationskartei für 400 Visitenkarten | Paper Markt Büroartikel ..

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Die Feder, heißt es, sei mächtiger als das Schwert. Aber kann sie es auch mit einer Computertastatur aufnehmen? „Der Markt für Schreibgeräte stagniert eher als er wächst“, sagt Christian Schneider, Geschäftsführer von Schneider Schreibgeräte. Der Stifteproduzent aus dem Schwarzwald überraschte die Branche vor drei Jahren mit einem neuen Corporate Design und einer Marketingkampagne, die das Handschriftliche in den Mittelpunkt stellte.

Die antidigitale Kampagne scheint einen Nerv getroffen zu haben – die Firma steigerte ihren Umsatz seither um mehr als 30 Prozent auf 55 Millionen Euro. „Jeder Gedanke“, so der in geschwungenen Lettern geschriebene Werbeclaim, „ist es wert, aufgeschrieben zu werden.“

Eine Aussage, die Karl Lagerfeld sicher unterschreiben würde. Für einen Teil seiner Korrespondenz hat der Couturier nämlich auch ohne Fax eine Lösung gefunden. Er schreibt Briefe – und lässt sie vom eigenen Boten ausliefern.

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